如何讓PDF檔的容量變小

一、Office 2007/2010的PDF轉檔方法

1.如果你是Office 2007的使用者，必須先安裝「Office 2007的增益集」才能儲存為PDF檔，該增益集的容量只有913KB，只要到微軟網頁下載並安裝即可。

※下載網址：http://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=9943

安裝完成之後，就可以在選單的「另存新檔」中找到「PDF或XPS」這個存檔選項了。

2.如果是Office 2010的使用者，只要存檔時在「存檔類型」選擇「PDF(*.pdf)」即可將Word的格式儲存成PDF檔了。但是問題來了，如果我的檔案轉出來超過5MB該怎麼辦？
可以看到下圖，阿正老師加上了幾個紅框，在「最佳化」的地方有「標準」跟「最小值」可以選擇，在「工具」裡面還有一個「壓縮圖片」的選項可以點選。

3.接著阿正老師就來做個小示範，我先準備了一個嵌入了20張大型照片檔（平均大小約5MB）的Word檔，再加入約4000個字，儲存之後的Word檔容量差不多要7MB。

接著儲存為標準的PDF檔（最佳化的選項為「標準」），轉出來的容量約為3.3MB(檔名為1.pdf)。接下來我在「工具」→「壓縮圖片」的選項，將「目標輸出」選擇為「螢幕(150ppi)」，則轉出來的容量為1.9MB(檔名為2.pdf)。最後將最佳化的選項改為「最小值」，則PDF檔的容量就變成了824KB(檔名為3.pdf)。

下面就是轉出來3種PDF檔的容量。可看到容量相差很多，你可以在製作好備審資料後，先用「標準」的模式來轉為PDF檔，如果容量超過5MB，再去調整「壓縮圖片」的選項為150ppi，還是超過的話，只好用「最小值」的最佳化模式，犧牲掉圖片的解析度了。

Q：我需要先將我的照片或掃描圖檔，用繪圖軟體先縮小後才放到Word裡面嗎？
A：其實不用，因為Word在轉檔為PDF時會自動壓縮圖片、降低圖片的解析度，所以就算你丟了一大堆大型圖片到Word裡面，轉出來的PDF檔容量還是可以利用上述方式來縮小。

二、Office 2003或其他文書軟體的轉檔方式

如果你還在使用Office 2003，要怎麼轉為PDF檔？
阿正老師在三年多前曾寫過一篇《PDF應用懶人包，讓你輕鬆學會使用PDF！》，裡面介紹了多套可以將文件轉為PDF的軟體，如CC PDF Creator、PDFCreator、PrimoPDF、CutePDF…等，今天要介紹的是有中文界面，而且設定選項完整的PDF Creator。

PDFCreator 官方網站：http://www.pdfforge.org/pdfcreator 軟體下載：[本站下載點] (16.7MB) 軟體性質：免費 支援作業系統：Windows

1.PDFCreator的安裝方式很簡單，而且可選擇繁體中文界面，要注意的是在「選擇元件」的畫面，只要留著預設的「程式檔」及「GPL Ghostscript」，還有下方的語系檔Chinese(Tradtional)即可，其他可不必勾選。

2.安裝完成之後，就可看到多出了一台「PDFCreator」的虛擬印表機。

3.在Office 2003或其他軟體點選「列印」，並選擇「PDFCreator」這台印表機，就會出現以下的畫面。按下右下角的〔儲存〕可以將檔案存為PDF檔，如果要調整PDF的大小，請按下〔選項〕按鈕。

4.在選項的視窗左方點選「PDF」，然後找到右邊的「預設設定」，建議使用「電子書」的模式，製作出來的PDF檔會比較小。

5.下面是阿正老師將剛才的測試用Word檔，使用PDFCreator分別用「預設」、「電子書」及「螢幕」等三種模式所轉出的PDF，「預設」模式一個檔案要39MB，「電子書」模式則為5.4MB，而「螢幕」模式則只有1.9MB。當然檔案越小，圖片的解析度就越低。

6.當然PDFCreator的設定比Word內建的還完整，你可以在「選項」畫面→「PDF」→「壓縮」，分別設定彩色圖片、灰階圖像及單色圖像的壓縮率，基本上「壓縮」的部份可以用「JPEG-高」或「JPEG-中」即可，並勾選「重新取樣」，然後在「解析度」的地方將數值改為150或更小（預設為300），就可以精準控制PDF的容量了。

因為教授是在螢幕前來觀看你的PDF檔，而且每個PDF檔的觀看時間不會超過5分鐘（因為一位教授在短短幾天之內就要審查數百個檔案，不可能每個都非常仔細去放大來看），因此只要在Word或繪圖軟體中先將圖片的亮度及對比調整好（尤其是掃描的文件），讓教授能夠看得清楚即可。

資料來源：

[升大學專區]如何讓申請入學備審資料PDF檔的容量，控制在5MB以內？